Đối với công việc từ xa, bạn và công ty của bạn cần một chương trình giúp tổ chức toàn bộ quy trình nhiều nhất có thể. Một nền tảng như vậy là Microsoft Đội.
Gì Microsoft Đội?
Nếu bạn tin Wikipediasau đó Microsoft Nhóm là một nền tảng công ty kết hợp trò chuyện, cuộc họp, ghi chú và tệp đính kèm (tệp) trong một không gian làm việc. Được phát triển bởi công ty Microsoft, với tư cách là đối thủ cạnh tranh với giải pháp doanh nghiệp phổ biến Slack. Dịch vụ này được giới thiệu vào tháng 2016 năm và phiên bản trước đó đã có sẵn cùng lúc.
Tôi sẽ lưu ý điều đó Microsoft Nhóm không miễn phí nhưng nó tồn tại phiên bản miễn phí. Tôi khuyên bạn nên thử làm việc trong đó trước, sau đó quyết định loại đăng ký nào phù hợp với bạn và tổ chức của bạn nhất.
Với giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp liền mạch với Office 365 và mức giá thấp, Microsoft Nhóm đã trở thành nền tảng phổ biến nhất để cộng tác. Khi bạn đã tạo hoặc gia nhập một tổ chức, việc tạo nhóm sẽ cung cấp cho bạn các phương pháp làm việc hiệu quả hơn.
Bản thân ứng dụng này có sẵn cho tất cả các hệ điều hành, rất dễ tải xuống trên trang web chính thức tại liên kết này hoặc tìm nó trong Play Market và App Store.
Quy trình cài đặt và khởi tạo khá đơn giản nhưng chắc chắn bạn cần có tài khoản Microsoft.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Đội?
У Microsoft Với Teams, bạn sẽ tham gia một nhóm có sẵn hoặc tạo một tổ chức bao gồm các nhóm khác nhau (ví dụ: bán hàng, tiếp thị, nhà phát triển, nội dung). Mỗi nhóm có thể có các cài đặt khác nhau với các kênh khác nhau (chẳng hạn như thông báo, câu hỏi nóng, hỗ trợ CNTT) để mọi người trong các nhóm đó có thể giao tiếp qua cuộc họp thoại, văn bản hoặc video, đồng thời chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau trên đó.
Bạn có thể tạo nhóm trong ứng dụng máy tính để bàn Microsoft Teams hoặc trong ứng dụng web bằng cách làm theo các bước tương tự. Bắt đầu bằng cách chọn tab Nhóm ở bên trái rồi bấm vào Tham gia hoặc Tạo nhóm.
Nhấp vào nút Tạo nhóm. Bạn cũng có thể sử dụng hộp Tìm kiếm Nhóm ở góc trên bên phải để tìm các nhóm mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đã tạo.
Để tạo một nhóm mới, hãy chọn Tạo một nhóm từ đầu. Nếu bạn hiện có nhóm hoặc nhóm Office 365 mà bạn muốn sử dụng làm mẫu cho nhóm mới này, hãy bấm Tạo từ, sau đó chọn một nhóm hoặc nhóm.
Bạn có thể nhấp vào "Đội là gì?" mở trang web chính thức Microsoft, sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hơn về công việc của các nhóm và kênh.
Nếu bạn muốn giới hạn số lượng đồng nghiệp có thể tham gia hoặc xem nhóm này, hãy chọn loại "Bí mật". Nếu bạn muốn bất kỳ ai trong tổ chức của mình có thể tìm và tham gia nhóm này, hãy chọn Công khai. Ngoài ra còn có tùy chọn "Toàn bộ tổ chức", cho phép bạn tự động tham gia tất cả nhân viên của mình. Tuy nhiên, nên hạn chế số lượng thành viên trong nhóm để người ngoài không can thiệp vào hiệu quả công việc.
Nhập tên của lệnh này vào trường "Tên lệnh". Nếu muốn, bạn có thể điền vào trường "Mô tả" với bất kỳ thông tin bổ sung nào về nhóm.
Bạn luôn có thể thay đổi tên và mô tả của nhóm sau này bằng cách nhấp vào ba chấm ngang bên cạnh nhóm và chọn "Chỉnh sửa nhóm"
Để hoàn tất việc tạo nhóm của bạn, hãy chọn Tạo.
Cách quản lý một nhóm trong Microsoft Đội
Sau khi nhóm của bạn được tạo, bạn có thể bắt đầu ngay lập tức mời các đồng nghiệp từ tổ chức của bạn vào nhóm mới của bạn. Nhập tên của người hoặc nhóm vào trường "Bắt đầu nhập tên hoặc nhóm". Bạn luôn có thể mời thêm thành viên sau này bằng cách nhấp vào ba chấm ngang bên cạnh nhóm và chọn "Thêm thành viên".
Thêm tất cả các tên bạn muốn, sau đó nhấp vào Thêm.
Nếu bạn muốn thêm ai đó vào nhóm của mình hiện không thuộc tổ chức của bạn, bạn sẽ cần mời họ theo cách thủ công bằng cách chọn tab Nhóm ở bên trái, nhấp vào Mời mọi người và nhập địa chỉ email của họ.
Những địa chỉ email này không nhất thiết phải là địa chỉ email Microsoft, nhưng những người được mời của bạn sẽ được nhắc sử dụng địa chỉ email của họ để tạo tài khoản mới Microsoft.
Sau khi thêm thành viên vào tổ chức của mình, bạn có thể thay đổi vai trò của người đó từ thành viên thành chủ sở hữu, cấp cho họ các quyền và quyền giống như bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên danh sách bên cạnh "Người tham gia".
Bạn luôn có thể thay đổi các cài đặt này sau này bằng cách nhấp vào ba chấm ngang ở bên phải nhóm của mình và chọn "Quản lý nhóm".
Cách tạo kênh trong Microsoft Đội
Trong cùng một menu mà bạn sử dụng để thêm thành viên hoặc quản lý các cài đặt khác của nhóm như thẻ, bạn có thể tạo kênh mới bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang ở bên phải nhóm của mình và chọn Thêm kênh.
Cũng giống như nhóm của bạn là công khai hoặc riêng tư trong tổ chức của bạn, kênh của bạn có thể công khai hoặc riêng tư trong nhóm của bạn.
Đặt tên cho kênh của bạn trong phần Tên kênh và mô tả tùy chọn trong phần Mô tả. Chọn menu bật lên trong Quyền riêng tư để đặt kênh này thành Riêng tư hoặc Chuẩn. Nếu bạn không muốn mời các thành viên trong nhóm vào kênh này theo cách thủ công, hãy chọn hộp "Tự động hiển thị kênh này trong danh sách tất cả người dùng". Khi bạn hoàn tất, hãy chọn tùy chọn Thêm.
Kênh trong Microsoft Đội - địa điểm chính của công việc chung của bạn với những người khác. Trên thực tế, đây là một cuộc trò chuyện chung, trong đó bạn có thể tạo các ấn phẩm công khai, dưới dạng văn bản được định dạng và hỗ trợ chúng bằng các tệp, tổ chức các cuộc họp video chung. Có nhãn dán và thậm chí là một loại phần thưởng cho những người tham gia giải quyết vấn đề.
Kết quả của Microsoft Đội
Bạn có thể sử dụng các lệnh Microsoft Đội để cộng tác rõ ràng và nhất quán hơn với đồng nghiệp trong các kênh chủ đề được tổ chức tốt. Đảm bảo rằng tổ chức của bạn được tích hợp với Văn phòng 365, để tận dụng tối đa tất cả các tính năng thân thiện với người dùng mà Microsoft Nhóm được cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.