Tổng đài ảo được coi là một trong những công nghệ cách mạng hóa việc quản lý hệ thống điện thoại. Đây là một giải pháp dựa trên đám mây cung cấp nhiều tính năng và lợi ích có thể cải thiện đáng kể hoạt động kinh doanh. Về cơ bản, nó là một hệ thống điện thoại được lưu trữ trên đám mây, loại bỏ nhu cầu về thiết bị vật lý trong không gian văn phòng. Không giống như các giải pháp cục bộ truyền thống, trong đó tất cả các cuộc gọi được định tuyến qua đường dây vật lý, tổng đài ảo sử dụng kết nối Internet để định tuyến cuộc gọi liền mạch.
Lợi ích
- Một trong những lợi thế chính của việc sử dụng PBX ảo là tính linh hoạt và khả năng mở rộng của nó. Không giống như các hệ thống điện thoại truyền thống yêu cầu lắp đặt thêm thiết bị khi mở rộng hoặc di chuyển văn phòng, với tổng đài ảo bạn có thể dễ dàng thêm số bổ sung hoặc di chuyển toàn bộ hệ thống mà không gặp quá nhiều rắc rối. Tính đơn giản liên quan đến tính năng này đảm bảo giảm thiểu sự gián đoạn trong thời kỳ trồng trọt, tiết kiệm thời gian và tiền bạc;
- Một lợi thế đáng kể khác là hiệu quả kinh tế. Các hệ thống cố định truyền thống có chi phí bảo trì cao do phải sửa chữa thường xuyên các thành phần cơ sở hạ tầng lỗi thời, chẳng hạn như dây đồng đặt dưới lòng đất, v.v. Không giống như họ, tổng đài ảo giảm đáng kể các chi phí này, vì mọi thứ đều hoạt động thực tế thông qua kết nối Internet ổn định mà không cần đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng;
- Ngoài ra, Giao thức Thoại qua Internet (VoIP), được sử dụng trong hầu hết các tổng đài ảo, cho phép bạn tiết kiệm tiền cho các cuộc gọi đường dài. Thay vì sử dụng mạng điện thoại truyền thống để liên lạc, các công ty có thể sử dụng Internet để thực hiện các cuộc gọi trực tiếp trên toàn thế giới với mức giá thấp hơn đáng kể. Tính năng này có giá trị nhất đối với các công ty tiến hành hoạt động quốc tế hoặc có văn phòng ở nhiều địa điểm;
- Một trong những tính năng của tổng đài ảo là khả năng quản lý cuộc gọi đa dạng. Chúng bao gồm định tuyến cuộc gọi tự động, chuyển thư thoại sang email và tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Định tuyến tự động cho phép các công ty quản lý hiệu quả các cuộc gọi đến bằng cách định tuyến chúng đến các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể dựa trên các quy tắc hoặc lịch trình được xác định trước. Nhờ đó, người đăng ký sẽ được chuyển hướng đến người phù hợp một cách nhanh chóng và không bị chậm trễ.
Việc chuyển thư thoại sang email sẽ tăng thêm năng suất bằng cách cho phép nhân viên nhận thư thoại ở định dạng email để dễ dàng truy cập và sắp xếp cùng với các thư email khác. Tích hợp với phần mềm CRM giúp đơn giản hóa việc tương tác với khách hàng bằng cách hiển thị thông tin liên quan về người gọi trong các cuộc gọi đến. Các đại diện được cấp quyền truy cập ngay vào dữ liệu quan trọng mà họ cần cho các cuộc trò chuyện được cá nhân hóa và giải quyết vấn đề hiệu quả. Dịch vụ tổng đài ảo có thể được mua trên trang web Freezvone.
Tổng đài ảo cũng cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích nâng cao cho phép các công ty hiểu rõ hơn về số lượng cuộc gọi, thời lượng và các số liệu khác. Thông tin này có thể được sử dụng để quản lý quá trình ra quyết định, chẳng hạn như để tối ưu hóa nhân sự, theo dõi các chiến dịch hoặc đánh giá hiệu suất. Bằng cách xác định xu hướng và mô hình, các công ty có thể liên tục cải thiện trải nghiệm của khách hàng đồng thời hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của họ.